2009年12月23日 星期三

五件應該告訴老闆及五件別跟老闆說的事情

身為IT專業人員,除了技術專業之外,深知辦公室文化對工作將更有幫助,尤其應該要能分辨老闆想要知道什麼事情。Computerworld有兩篇文章:《Five things you should always tell your boss》和《Five things you should never tell your boss》,分別提供了哪些事情應該要向老闆報告、哪些事情不用讓老闆知道的原則。這兩篇文章的內容,是與獲得Computerworld 2008 Premier 100 IT Leaders的IT主管訪談而來(也就是說,這十件事都是老闆的觀點)。

以下五件是應該告訴老闆的事情。

1.實情。任何主管都不喜歡美化問題、隱瞞事實、光說不練的員工,主管需要全盤的訊息,尤其不喜歡自己最後才知道真相。而且應該不加主觀評論的向老闆回報實情。

2.構想。縱使你的構想無關IT,但只要能改善業務、解決問題的建議,都是主管樂於聽到了。

3.需求。誠實的將工作上的需求告訴老闆。好的老闆會讓員工願意辛勤工作,原因往往在於老闆能讓員工樂在工作,而這有助於提高員工的工作士氣和生產力,並且留住員工。

4.。向老闆說「不」的確需要勇氣。在你說不的同時,最好還能提供各種替代建議給老闆,並且讓老闆知道各種建議的優缺點。

5.好消息。沒有人只想每天聽到專案出狀況、伺服器當機又不確定何時能恢復之類的壞消息,因此也別忘了向老闆報告好消息。

此外,以下五件事情就別跟老闆說囉。

1.所有與技術相關但與業務無關的事情。對IT主管來說,感興趣的是能協助組織業務推展並且讓企業員工事半功倍的IT技術。尤其,你務必在瞭解業務需求的情況下,再提出技術面的建議;別再不瞭解業務需求的情況下,就提出你的技術建議、甚至解決方案。

2.只有一種解決方案。IT人員有時候會有若干技術偏好,這無可厚非,但如果所有的狀況都只搬得出同一套解決方案,就不免遭人質疑你的技術廣度不夠。

3.其他同事的負面評價。最不該的尤其是所有的人都忙著要趕上落後的專案進度,但你卻在此時跟老闆說一些對工作無益的話,更容易讓老闆反感。這類的事情不是不能跟老闆說,但是物必要拿捏時機,最好是在老闆主動問你的時候再說。

4.不可能。或許真的不可能,但是在告訴老闆不可能之前,務必將你所面臨的挑戰告訴老闆,然後和老闆討論「如何克服這些挑戰」。如果能放棄心中的成見,就可能會對自己所能完成的深感訝異。因此,先別說不可能,而是先具體找出問題與挑戰,如果自己無法解決,試著讓你的老闆知道難題所在,而不是告訴老闆「不可能」。

5.意外驚喜。IT主管大多不喜歡驚喜,特別是煞風景或不愉快的意外。而且,最好別讓小問題變成大災難才讓老闆知道。

IT主管通常不會事事都想知道,但有些事情他又非得知道不可,因此你得「說該說的,不該說的就別說」。不過這並非簡單的事,除了需要敏銳的觀察力,也需要經驗,尤其你必須諳練自己所在的辦公室文化,才能做出恰當的判斷。

轉自 [賴榮樞]的軟體資訊誌 http://www.goodman-lai.idv.tw/2008/09/blog-post.html

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